Η Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών αλλάζει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο οι ελληνικές επιχειρήσεις εκδίδουν, παρακολουθούν και ενημερώνουν τα παραστατικά που συνοδεύουν τη μεταφορά προϊόντων και αποθεμάτων.
Η διαδικασία δεν ολοκληρώνεται πλέον μόνο με την έκδοση ενός Δελτίου Αποστολής. Ανάλογα με τον ρόλο κάθε εμπλεκόμενου, μπορεί να απαιτούνται πρόσθετες ενέργειες, όπως η έναρξη της διακίνησης, η μεταφόρτωση, η παράδοση από τον μεταφορέα, η επιβεβαίωση της παραλαβής ή η δήλωση ότι η παράδοση δεν ολοκληρώθηκε.
Για να διευκολύνει τις επιχειρήσεις, τους οδηγούς, τους μεταφορείς και τους παραλήπτες, η ΤΕΣΑΕ παρουσίασε τη νέα δωρεάν εφαρμογή Pegasus Digital Goods Movement.
Η εφαρμογή εγκαθίσταται σε κινητές συσκευές Android και επιτρέπει στον χρήστη να σκανάρει το QR Code ενός παραστατικού διακίνησης, να ενημερώνει την κατάστασή του και να παρακολουθεί το ιστορικό των σχετικών ενεργειών.
Με αυτόν τον τρόπο, σημαντικές διαδικασίες της Ψηφιακής Διακίνησης μπορούν να πραγματοποιούνται άμεσα από το κινητό, χωρίς ο οδηγός ή ο υπεύθυνος παραλαβής να χρειάζεται να επιστρέψει σε έναν υπολογιστή ή να επικοινωνήσει τηλεφωνικά με το λογιστήριο για κάθε μεταβολή.
Τι είναι το Pegasus Digital Goods Movement App;
Το Pegasus Digital Goods Movement είναι μια εφαρμογή για κινητές συσκευές, σχεδιασμένη για την ενημέρωση της κατάστασης των παραστατικών που σχετίζονται με τη διακίνηση αγαθών.
Μέσω της εφαρμογής, οι άνθρωποι που συμμετέχουν πρακτικά στη μεταφορά και στην παραλαβή των προϊόντων μπορούν να πραγματοποιούν τις απαραίτητες ενέργειες από το σημείο στο οποίο βρίσκονται.
Η χρήση της βασίζεται στη σάρωση του QR Code που περιλαμβάνεται στο ψηφιακό παραστατικό διακίνησης. Μετά τη σάρωση, η εφαρμογή αναγνωρίζει αυτόματα εάν ο χρήστης ενεργεί ως εκδότης, αντισυμβαλλόμενος ή μεταφορέας του παραστατικού.
Σύμφωνα με την επίσημη καταχώριση της εφαρμογής, οι διαθέσιμες καταστάσεις περιλαμβάνουν:
- Διακίνηση σε εξέλιξη.
- Παράδοση από τον μεταφορέα.
- Ολοκλήρωση της διακίνησης.
- Αποτυχία παράδοσης.
- Ακύρωση της διακίνησης.
Η εφαρμογή επιτρέπει επομένως την πρακτική παρακολούθηση του κύκλου ζωής μιας διακίνησης, από τη στιγμή που ξεκινά μέχρι την ολοκλήρωση ή την ακύρωσή της.
Πώς λειτουργεί στην πράξη;
Η φιλοσοφία λειτουργίας της εφαρμογής είναι απλή και σχεδιασμένη για χρήση εκτός γραφείου.
Ο χρήστης ανοίγει την εφαρμογή στο κινητό του και σκανάρει το QR Code του ψηφιακού παραστατικού διακίνησης. Η εφαρμογή εντοπίζει το σχετικό παραστατικό και αναγνωρίζει τον ρόλο του χρήστη στη συγκεκριμένη συναλλαγή.
Στη συνέχεια εμφανίζει τις ενέργειες που μπορεί να πραγματοποιήσει, ανάλογα με την κατάσταση της διακίνησης και τον ρόλο του.
Η βασική διαδικασία μπορεί να περιγραφεί στα ακόλουθα βήματα:
- Εκδίδεται το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης.
- Ο οδηγός ή ο μεταφορέας σκανάρει το QR Code μέσω της εφαρμογής.
- Δηλώνεται η έναρξη της διακίνησης.
- Εφόσον απαιτείται, καταγράφεται κάποια διαδικασία μεταφόρτωσης.
- Κατά την παράδοση, ο παραλήπτης ή ο αρμόδιος χρήστης σκανάρει το παραστατικό.
- Η παραλαβή επιβεβαιώνεται ή απορρίπτεται.
- Η τελική κατάσταση και το ιστορικό της διακίνησης παραμένουν διαθέσιμα για έλεγχο.
Η διαδικασία αυτή περιορίζει την ανάγκη για τηλεφωνικές συνεννοήσεις, χειρόγραφες σημειώσεις και μεταγενέστερες καταχωρίσεις.
Ένα πρακτικό παράδειγμα χρήσης
Ας υποθέσουμε ότι μια εμπορική επιχείρηση ετοιμάζει μια παραγγελία προϊόντων για παράδοση σε πελάτη.
Το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης εκδίδεται πριν από την αναχώρηση του οχήματος. Ο οδηγός σκανάρει το QR Code και ενημερώνει την έναρξη της διακίνησης.
Κατά την άφιξη στον χώρο του πελάτη, το παραστατικό μπορεί να σαρωθεί ξανά. Ο παραλήπτης επιβεβαιώνει ότι παρέλαβε τα προϊόντα και η κατάσταση της διακίνησης ενημερώνεται.
Εάν ο πελάτης απουσιάζει ή δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί η παράδοση, μπορεί να δηλωθεί αποτυχία παράδοσης. Έτσι, η επιχείρηση γνωρίζει τι συνέβη χωρίς να περιμένει την επιστροφή του οδηγού και χωρίς να βασίζεται αποκλειστικά σε τηλεφωνική ενημέρωση.
Το ιστορικό των ενεργειών βοηθά την επιχείρηση να γνωρίζει:
- Πότε ξεκίνησε η διακίνηση.
- Σε ποιο στάδιο βρίσκεται.
- Εάν πραγματοποιήθηκε μεταφόρτωση.
- Εάν τα προϊόντα παραδόθηκαν.
- Εάν η παραλαβή επιβεβαιώθηκε.
- Εάν η παράδοση απέτυχε ή ακυρώθηκε.
- Ποιες ενέργειες πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκειά της.
Ποιους αφορά η εφαρμογή;
Το Pegasus Digital Goods Movement μπορεί να αποτελέσει χρήσιμο εργαλείο για κάθε επιχείρηση ή επαγγελματία που συμμετέχει στη διαδικασία μεταφοράς, παράδοσης και παραλαβής αγαθών.
Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για:
Οδηγούς επιχειρήσεων
Οι οδηγοί μπορούν να πραγματοποιούν τις απαραίτητες ενημερώσεις από το κινητό τους, χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιούν υπολογιστή ή να στέλνουν διαρκώς πληροφορίες στο γραφείο.
Μεταφορικές εταιρείες και μεταφορείς
Οι μεταφορείς μπορούν να ενημερώνουν την κατάσταση ενός παραστατικού κατά τη διάρκεια της μεταφοράς και κατά την παράδοση των αγαθών.
Εμπορικές επιχειρήσεις
Οι επιχειρήσεις που αποστέλλουν προϊόντα αποκτούν καλύτερη εικόνα για την εξέλιξη των διακινήσεων και περιορίζουν τις εκκρεμείς χειροκίνητες καταχωρίσεις.
Αποθήκες και κέντρα διανομής
Οι υπεύθυνοι αποθήκης μπορούν να ελέγχουν τις εισερχόμενες και εξερχόμενες διακινήσεις και να επιβεβαιώνουν τις αντίστοιχες ενέργειες.
Παραλήπτες προϊόντων
Ο παραλήπτης μπορεί να επιβεβαιώσει ή να απορρίψει την παραλαβή, συμβάλλοντας στην ολοκλήρωση της ψηφιακής ροής του παραστατικού.
Επιχειρήσεις με τιμολόγηση επί αυτοκινήτου
Σε επιχειρήσεις όπου το όχημα λειτουργεί ως κινητή αποθήκη ή σημείο πώλησης, η δυνατότητα διαχείρισης των παραστατικών από κινητή συσκευή είναι ιδιαίτερα σημαντική.
Επιχειρήσεις με υποκαταστήματα
Οι μεταφορές αγαθών μεταξύ διαφορετικών εγκαταστάσεων μπορούν να παρακολουθούνται με μεγαλύτερη ακρίβεια, χωρίς να χάνεται η εικόνα της πραγματικής θέσης των αποθεμάτων.
Ποιες ενέργειες μπορούν να πραγματοποιηθούν;
Ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη και τη συγκεκριμένη διακίνηση, το Pegasus Digital Goods Movement υποστηρίζει ενέργειες όπως:
Έναρξη διακίνησης
Καταγράφεται η έναρξη της μεταφοράς των αγαθών. Η ενέργεια αυτή συνδέει το ψηφιακό παραστατικό με την πραγματική έναρξη της διαδρομής.
Μεταφόρτωση
Εάν τα προϊόντα μεταφερθούν από ένα όχημα σε άλλο ή μεσολαβήσει διαφορετικό στάδιο μεταφοράς, η σχετική πληροφορία μπορεί να καταγραφεί ψηφιακά.
Παράδοση από τον μεταφορέα
Ο μεταφορέας μπορεί να δηλώσει ότι ολοκλήρωσε την παράδοση των αγαθών στον προορισμό.
Επιβεβαίωση παραλαβής
Ο παραλήπτης επιβεβαιώνει ότι παρέλαβε τα αγαθά που σχετίζονται με το συγκεκριμένο παραστατικό.
Απόρριψη ή αποτυχία παραλαβής
Εάν η παραλαβή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί, η αντίστοιχη κατάσταση μπορεί να καταγραφεί ώστε η επιχείρηση να γνωρίζει ότι η διακίνηση παραμένει σε εκκρεμότητα ή χρειάζεται διαφορετικό χειρισμό.
Ακύρωση
Σε περίπτωση που η διακίνηση ακυρωθεί, η εφαρμογή επιτρέπει την ενημέρωση της σχετικής κατάστασης.
Παρακολούθηση ιστορικού
Ο χρήστης μπορεί να παρακολουθεί την κατάσταση και τις προηγούμενες ενέργειες που συνδέονται με τη διακίνηση.
Γιατί είναι σημαντική η σάρωση του QR Code;
Το QR Code λειτουργεί ως ο γρήγορος σύνδεσμος ανάμεσα στο φυσικό παραστατικό ή στην ψηφιακή του απεικόνιση και στα δεδομένα της διακίνησης.
Αντί ο χρήστης να πληκτρολογεί αριθμούς παραστατικών ή άλλα στοιχεία, μπορεί να ανοίξει την εφαρμογή και να σκανάρει τον κωδικό με την κάμερα του κινητού.
Αυτό προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα:
- Ταχύτερη αναζήτηση του παραστατικού.
- Περιορισμό των λαθών πληκτρολόγησης.
- Ευκολότερη χρήση από οδηγούς και μεταφορείς.
- Άμεση εμφάνιση της σωστής διακίνησης.
- Ταχύτερη ενημέρωση της κατάστασης.
- Καλύτερη σύνδεση της πραγματικής μεταφοράς με την ψηφιακή πληροφορία.
Η επίσημη περιγραφή της εφαρμογής αναφέρει ότι μετά τη σάρωση του QR Code αναγνωρίζεται αυτόματα αν ο χρήστης είναι ο εκδότης, ο αντισυμβαλλόμενος ή ο μεταφορέας του συγκεκριμένου παραστατικού. Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες στην επίσημη σελίδα του Pegasus Digital Goods Movement στο Google Play.
Τα σημαντικότερα οφέλη για την επιχείρηση
Η πραγματική αξία της εφαρμογής δεν περιορίζεται στη σάρωση ενός κωδικού. Βρίσκεται στην καλύτερη οργάνωση της καθημερινής εργασίας και στην άμεση ενημέρωση των εμπλεκομένων.
Λιγότερες χειροκίνητες διαδικασίες
Οι πληροφορίες μπορούν να καταγράφονται τη στιγμή που πραγματοποιείται η ενέργεια, χωρίς να μεταφέρονται πρώτα σε χαρτί και να καταχωρίζονται αργότερα.
Μείωση λαθών και παραλείψεων
Η χρήση του QR Code μειώνει τα λάθη στην αναζήτηση των παραστατικών και βοηθά τον χρήστη να ενημερώνει τη σωστή διακίνηση.
Άμεση ενημέρωση
Η επιχείρηση δεν χρειάζεται να περιμένει την επιστροφή του οδηγού για να μάθει εάν η παράδοση ολοκληρώθηκε ή εάν παρουσιάστηκε κάποιο πρόβλημα.
Καλύτερη ιχνηλασιμότητα
Το ιστορικό των ενεργειών προσφέρει πληρέστερη εικόνα της πορείας των προϊόντων και των σταδίων που ακολουθήθηκαν.
Ταχύτερη αντιμετώπιση προβλημάτων
Σε περίπτωση αποτυχημένης παράδοσης, απόρριψης παραλαβής ή ακύρωσης, η πληροφορία μπορεί να γίνει γνωστή άμεσα και να δρομολογηθούν οι επόμενες ενέργειες.
Καλύτερη συνεργασία γραφείου και οδηγών
Οι άνθρωποι που βρίσκονται εκτός εγκατάστασης μπορούν να ενημερώνουν απευθείας την κατάσταση μιας διακίνησης, περιορίζοντας τις επαναλαμβανόμενες τηλεφωνικές επικοινωνίες.
Ευκολότερη προσαρμογή στις νέες απαιτήσεις
Η χρήση ενός ειδικά σχεδιασμένου εργαλείου βοηθά την επιχείρηση να εντάξει τις νέες υποχρεώσεις στην καθημερινή της λειτουργία με πιο οργανωμένο τρόπο.
Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών και myDATA
Η Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών αποτελεί μέρος της ευρύτερης ψηφιοποίησης των φορολογικών και εμπορικών διαδικασιών.
Η Α΄ Φάση, η οποία αφορά την ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών διακίνησης για το σύνολο των υπόχρεων οντοτήτων, εφαρμόζεται υποχρεωτικά από την 1η Δεκεμβρίου 2025.
Η Β΄ Φάση αφορά πρόσθετες διαδικασίες, όπως η φόρτωση, η μεταφόρτωση, η παραλαβή, η ψηφιακή παρακολούθηση και η ιχνηλασιμότητα της διακίνησης.
Σύμφωνα με τις νεότερες διευκρινίσεις της ΑΑΔΕ, η Β΄ Φάση ενεργοποιείται υποχρεωτικά από τις 12 Οκτωβρίου 2026. Μέχρι τότε παρέχεται η δυνατότητα προαιρετικής διαβίβασης των συγκεκριμένων δεδομένων στην πλατφόρμα myDATA. Το ισχύον χρονοδιάγραμμα παρουσιάζεται στην εγκύκλιο Ε.2038/2026 της ΑΑΔΕ.
Αυτό σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις έχουν στη διάθεσή τους ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα για να εξετάσουν τις διαδικασίες τους, να επιλέξουν τα κατάλληλα εργαλεία και να εκπαιδεύσουν τους ανθρώπους που συμμετέχουν στη διακίνηση των αγαθών.
Η προετοιμασία δεν αφορά μόνο το λογιστήριο. Αφορά επίσης:
- Την αποθήκη.
- Τους οδηγούς.
- Τους εξωτερικούς μεταφορείς.
- Τα υποκαταστήματα.
- Τους υπευθύνους παράδοσης.
- Τους υπευθύνους παραλαβής.
- Όσους εκδίδουν ή διαχειρίζονται παραστατικά διακίνησης.
Τι χρειάζεται για τη χρήση της εφαρμογής;
Η εφαρμογή διατίθεται δωρεάν για συσκευές με λειτουργικό σύστημα Android 7.0 ή νεότερο.
Για τη χρήση της απαιτούνται έγκυροι κωδικοί συνδρομής myDATA, οι οποίοι εκδίδονται από την ΑΑΔΕ. Οι συγκεκριμένοι κωδικοί δεν είναι απαραίτητα οι ίδιοι με τους προσωπικούς κωδικούς TAXISnet και πρέπει να χρησιμοποιούνται με προσοχή.
Πριν ξεκινήσει η χρήση της εφαρμογής, είναι σημαντικό να έχουν ελεγχθεί:
- Η έκδοση Android της συσκευής.
- Η πρόσβαση της εφαρμογής στην κάμερα για τη σάρωση QR Codes.
- Η σύνδεση της συσκευής στο διαδίκτυο.
- Η ύπαρξη έγκυρων κωδικών myDATA.
- Ο ρόλος κάθε χρήστη στη διαδικασία.
- Οι εσωτερικές διαδικασίες της επιχείρησης για έναρξη, παράδοση και παραλαβή.
- Η σωστή έκδοση των ψηφιακών παραστατικών διακίνησης.
Η τεχνολογία από μόνη της δεν αρκεί. Χρειάζεται να καθοριστεί ποιος κάνει κάθε ενέργεια, σε ποιο στάδιο και με ποια ευθύνη.
Η εφαρμογή αντικαθιστά το πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης;
Όχι. Το Pegasus Digital Goods Movement αποτελεί ένα πρακτικό εργαλείο για τη διαχείριση ενεργειών της διακίνησης μέσω κινητού.
Δεν αντικαθιστά ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης ή ERP, μέσα από το οποίο οργανώνονται:
- Η έκδοση των παραστατικών.
- Οι πελάτες και οι προμηθευτές.
- Οι πωλήσεις και οι αγορές.
- Τα είδη και οι τιμές.
- Οι αποθήκες και τα αποθέματα.
- Οι εισπράξεις και οι πληρωμές.
- Η τιμολόγηση.
- Η παραγωγή.
- Οι εσωτερικές διακινήσεις.
- Η διαβίβαση των δεδομένων στο myDATA.
Η καλύτερη οργάνωση επιτυγχάνεται όταν η εφαρμογή κινητού εντάσσεται σε μια ολοκληρωμένη εμπορική και μηχανογραφική διαδικασία.
Με το κατάλληλο πρόγραμμα και τη σωστή παραμετροποίηση, η έκδοση του παραστατικού, η φυσική μεταφορά των αγαθών, η ενημέρωση της διακίνησης και η παρακολούθηση των αποθεμάτων μπορούν να λειτουργούν ως μέρη μιας ενιαίας ροής.
Γιατί χρειάζεται έγκαιρη προετοιμασία;
Η Ψηφιακή Διακίνηση δεν αποτελεί απλώς μια τεχνική αλλαγή στην έκδοση των Δελτίων Αποστολής.
Επηρεάζει τον πραγματικό τρόπο εργασίας της επιχείρησης. Εάν δεν υπάρχουν σαφείς διαδικασίες, μπορεί να δημιουργηθούν προβλήματα όπως:
- Έναρξη μεταφοράς χωρίς σωστή ενημέρωση.
- Λανθασμένη χρήση κωδικών.
- Παραστατικά που παραμένουν σε εκκρεμότητα.
- Παράδοση χωρίς επιβεβαίωση παραλαβής.
- Αδυναμία αντιστοίχισης προϊόντων και παραστατικών.
- Ελλιπής ενημέρωση μεταξύ αποθήκης, οδηγού και λογιστηρίου.
- Λάθη στις μεταφορές μεταξύ υποκαταστημάτων ή οχημάτων.
- Δυσκολία ελέγχου του ιστορικού μιας διακίνησης.
Η δοκιμαστική εφαρμογή της διαδικασίας πριν από την πλήρη υποχρεωτικότητα επιτρέπει στην επιχείρηση να εντοπίσει έγκαιρα τις δυσκολίες και να εκπαιδεύσει τους χρήστες.
Πού μπορείτε να κατεβάσετε το Pegasus Digital Goods Movement;
Η εφαρμογή διατίθεται δωρεάν μέσω του Google Play για συμβατές συσκευές Android.
Κατεβάστε το Pegasus Digital Goods Movement:
Pegasus Digital Goods Movement στο Google Play
Πριν από την εγκατάσταση και τη χρήση της, συνιστάται να ελέγξετε ότι έχουν δημιουργηθεί οι απαραίτητοι κωδικοί myDATA και ότι έχει καθοριστεί σωστά η διαδικασία που θα ακολουθούν οι οδηγοί, οι μεταφορείς και οι παραλήπτες.
Αποκτήστε ολοκληρωμένη υποστήριξη από την InfoGate
Η εγκατάσταση μιας εφαρμογής στο κινητό είναι εύκολη. Η σωστή ένταξή της, όμως, στην καθημερινή λειτουργία μιας επιχείρησης απαιτεί γνώση, σχεδιασμό και υποστήριξη.
Η InfoGate Technologies, ως συνεργάτης της ΤΕΣΑΕ, μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε ολοκληρωμένα τη διαδικασία της Ψηφιακής Διακίνησης Αγαθών.
Μπορούμε να εξετάσουμε:
- Τον τρόπο με τον οποίο εκδίδετε σήμερα τα Δελτία Αποστολής.
- Τις αποθήκες και τις εγκαταστάσεις της επιχείρησής σας.
- Τον τρόπο φόρτωσης και μεταφοράς των προϊόντων.
- Τη συνεργασία με οδηγούς και εξωτερικούς μεταφορείς.
- Τις διαδικασίες παράδοσης και παραλαβής.
- Τις μεταφορές μεταξύ αποθηκών, υποκαταστημάτων και οχημάτων.
- Τη σύνδεση των διαδικασιών με το Pegasus Web App.
- Την εκπαίδευση των ανθρώπων που θα χρησιμοποιούν την εφαρμογή.
- Τις ανάγκες παραμετροποίησης και τεχνικής υποστήριξης.
Στόχος δεν είναι απλώς να εγκατασταθεί ένα πρόγραμμα ή μια εφαρμογή. Στόχος είναι να λειτουργεί σωστά στην πράξη, να εξυπηρετεί τους ανθρώπους της επιχείρησης και να περιορίζει τα λάθη αντί να δημιουργεί νέες δυσκολίες.
Επικοινωνήστε με την InfoGate πριν από την υποχρεωτική εφαρμογή
Μην περιμένετε την τελευταία στιγμή για να οργανώσετε την Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών.
Η έγκαιρη προετοιμασία σάς δίνει τη δυνατότητα να ελέγξετε τις διαδικασίες σας, να δοκιμάσετε την εφαρμογή, να εκπαιδεύσετε τους χρήστες και να διορθώσετε πιθανά προβλήματα πριν επηρεάσουν την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.
Επικοινωνήστε με την InfoGate Technologies για να ενημερωθείτε σχετικά με το Pegasus Digital Goods Movement, το Pegasus Web App και τις ολοκληρωμένες λύσεις εμπορικής διαχείρισης της ΤΕΣΑΕ.
Αποκτήστε ένα αξιόπιστο πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης και, κυρίως, πραγματική υποστήριξη από έναν συνεργάτη που μπορεί να σας βοηθήσει πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εγκατάσταση.
Με τη σωστή λύση, η Ψηφιακή Διακίνηση μπορεί να μετατραπεί από μια νέα υποχρέωση σε μια ευκαιρία καλύτερης οργάνωσης, μεγαλύτερης ταχύτητας και ουσιαστικότερου ελέγχου των καθημερινών μεταφορών της επιχείρησής σας.
