Πώς ενημερώνετε την Οικονομική Καρτέλα ενός πελάτη στο TESAE Web App

Η Οικονομική Καρτέλα συγκεντρώνει τις οικονομικές κινήσεις ενός πελάτη, όπως παραστατικά πώλησης και εισπράξεις. Από εκεί μπορείτε να ελέγχετε τις χρεώσεις, τις πληρωμές και το ποσό που εξακολουθεί να οφείλεται.

Όταν εκδίδετε ένα παραστατικό επί πιστώσει, ο πελάτης δεν πληρώνει εκείνη τη στιγμή. Η αξία του παραστατικού παραμένει ως οφειλή του προς την επιχείρησή σας. Γι’ αυτό, αν το παραστατικό έχει εκδοθεί και καταχωρηθεί κανονικά στο TESAE Web App, συνήθως δεν χρειάζεται να περάσετε ξανά την αξία του χειροκίνητα.

Πώς ανοίγετε την Οικονομική Καρτέλα

1. Από το μενού επιλέγετε Πελάτες → Πελάτες.
2. Αναζητάτε και ανοίγετε την καρτέλα του πελάτη.
3. Επιλέγετε Ενέργειες → Οικονομικά στοιχεία.
4. Στην οθόνη που ανοίγει, ελέγχετε τις κινήσεις και το υπόλοιπο του πελάτη.

Η επίσημη τεκμηρίωση της TESAE περιγράφει αυτή τη διαδρομή για το άνοιγμα της οικονομικής καρτέλας. Αν ο πελάτης έχει υποκαταστήματα, η αναφορά μπορεί να περιλαμβάνει κινήσεις από όλα τα υποκαταστήματα ή να φιλτραριστεί για συγκεκριμένο.

Για να ελέγξετε ένα συγκεκριμένο παραστατικό, δείτε την καρτέλα Παραστατικά και το υπόλοιπο που εκκρεμεί. Στην καρτέλα Κινήσεις βλέπετε τις οικονομικές εγγραφές που έχουν ενημερώσει την καρτέλα του πελάτη.

Τι συμβαίνει όταν εκδίδετε παραστατικό επί πιστώσει

Μετά την καταχώρηση του παραστατικού, ελέγχετε ότι εμφανίζεται στην Οικονομική Καρτέλα του σωστού πελάτη και ότι η αξία του έχει προστεθεί στο ποσό που οφείλεται.

Στην πλευρά του πελάτη, το τιμολόγιο δημιουργεί χρέωση: αυξάνει την απαίτηση της επιχείρησής σας από εκείνον. Όταν καταχωρηθεί η είσπραξη, η οφειλή μειώνεται.

Προσοχή: Αν το παραστατικό έχει ήδη καταχωρηθεί στο TESAE Web App και εμφανίζεται στην καρτέλα, μην περάσετε ξανά το ίδιο ποσό ως χειροκίνητη χρέωση. Θα μπορούσε να υπολογιστεί δύο φορές.

Αν το παραστατικό εκδόθηκε εκτός Web App και δεν εμφανίζεται στην καρτέλα, μπορεί να χρειάζεται καταχώρηση κίνησης. Αυτό γίνεται μόνο αφού επιβεβαιώσετε ότι δεν υπάρχει ήδη η εγγραφή και ότι χρησιμοποιείτε τον σωστό κωδικό κίνησης. Η TESAE τεκμηριώνει την καταχώρηση ελεύθερης κίνησης από την καρτέλα Κινήσεις → (+) Νέα Καταχώρηση, με επιλογή κατάλληλου κωδικού και αποθήκευση. Για παραστατικό πώλησης θα χρειαστεί ο σωστός κωδικός χρέωσης πελάτη που χρησιμοποιεί η εγκατάστασή σας.

Πώς καταχωρείτε μια είσπραξη

Όταν ο πελάτης πληρώσει μέρος ή ολόκληρη την οφειλή:

1. Ανοίγετε ξανά τα Οικονομικά στοιχεία του πελάτη.
2. Επιλέγετε την καρτέλα Κινήσεις και πατάτε (+) Νέα Καταχώρηση.
3. Συμπληρώνετε το ποσό που εισπράξατε.
4. Επιλέγετε τον κατάλληλο κωδικό κίνησης για τον τρόπο πληρωμής, όπως είσπραξη μετρητών ή τον αντίστοιχο κωδικό για τραπεζική κατάθεση.
5. Πατάτε Καταχώρηση και ελέγχετε ότι το νέο υπόλοιπο εμφανίζεται σωστά.

Σύμφωνα με τις οδηγίες της TESAE, η επιλογή του κατάλληλου κωδικού κίνησης είναι απαραίτητη, ώστε η είσπραξη να ενημερώσει σωστά την καρτέλα.

Υποθετικό παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης δεν έχει προηγούμενη οφειλή και εκδίδετε τιμολόγιο συνολικής αξίας 1.240 € επί πιστώσει.

Αμέσως μετά την έκδοση του τιμολογίου, ανοίγετε τα Οικονομικά στοιχεία του πελάτη και επιβεβαιώνετε ότι το παραστατικό εμφανίζεται και ότι το υπόλοιπο είναι 1.240 €. Όταν ο πελάτης καταθέσει 500 €, καταχωρείτε την είσπραξη με τον κατάλληλο κωδικό. Το νέο συνολικό υπόλοιπο γίνεται 740 €.

Αν θέλετε να φαίνεται και ποια συγκεκριμένη είσπραξη εξόφλησε ποιο παραστατικό, μπορεί να απαιτείται αντιστοίχιση είσπραξης και παραστατικού, εφόσον είναι διαθέσιμο το σχετικό module. Η TESAE περιγράφει αυτή τη λειτουργία ως τρόπο παρακολούθησης των ανεξόφλητων ποσών ανά παραστατικό.

Τι να θυμάστε

Το υπόλοιπο της Οικονομικής Καρτέλας διαμορφώνεται από τις κινήσεις που έχουν καταχωρηθεί. Το παραστατικό επί πιστώσει καταγράφει την οφειλή και η μεταγενέστερη είσπραξη τη μειώνει. Πριν προσθέσετε χειροκίνητη κίνηση, ελέγχετε πάντα αν το παραστατικό έχει ήδη ενημερώσει την καρτέλα, ώστε να αποφύγετε διπλή χρέωση.